Assistant(e) : soignez votre communication pour plus d’efficacité au quotidien !

Bien faire passer ses messages peut parfois s’avérer comme un casse-tête, voir une épreuve.
L’exposition de soi qu’implique une parole, qu’elle soit privée ou publique, suppose au moins deux ressources :

  • Avoir une bonne image de soi, une bonne confiance en soi
  • Maîtriser son sujet, en fonction de son auditoire et du contexte

Si la seconde relève d’outils de communication qui peuvent se travailler grâce à l’acquisition d’un « savoir-faire », la première relève de ce que l’on nomme un « savoir être ».

Communication et image de soi

Il semble bien que cette question d’image de soi soit au cœur des difficultés à communiquer. « Que vont-ils penser de moi si je leur demande…ou si j’ose leur dire non… ? ». Il est probable que, dans la représentation la plus courante de l’échec, la confusion entre « ne pas parvenir à s’exprimer » et « avoir peur d’être jugé », soit la cause de la difficulté à pouvoir communiquer avec aisance. En assimilant l’erreur à l’identité de la personne qui commet l’erreur, on induit chez celle-ci un sentiment de honte ou de culpabilité, qui génère des comportements défensifs. Ceux-ci seront l’antichambre de ce que nous redoutons tous : le conflit. Entre dire « Vous ne comprenez rien, vous êtes nuls » et « vous vous êtes trompés, ce n’est pas ce qui vous a été demandé », il y a cette nuance qui peut inciter à ne pas prendre le risque de s’exposer face aux autres.

La communication est l’un des piliers des relations humaines, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Mais comment communiquer efficacement ?

Que ce soit à l’écrit ou à l’oral, communiquer est la base de toute relation. Sans partage d’information et un minimum de relationnel, aucun projet, ni service n’a la moindre chance de voir le jour. On parle souvent de qualité de communiquant et de talent d’orateur, mais pour communiquer efficacement, il est nécessaire d’utiliser de manière appropriée des techniques de communication. Par exemple, pour recueillir et restituer l’information à l’oral et à l’écrit pour être efficace, il sera important de :

  • Recenser les idées à aborder
  • Se poser les bonnes questions : pour qui, pour quoi, quand, comment, où ?
  • Définir un objectif et un plan comprenant les étapes pour l’atteindre

Quelles sont les particularités de la communication d’un(e) assistant(e) ?

Pour bien comprendre les enjeux de la communication pour un(e) assistant(e), effectuons tout d’abord un zoom sur sa place stratégique et sa valeur ajoutée. Ce qui est attendu d’un(e) assistant(e) par son manager se résume en quelques mots par le fait d’établir et d’entretenir la confiance mutuelle, ainsi que la confidentialité. Pour cela elle doit développer des atouts tels que :

  • Organiser et relayer les informations de manière pertinente et appropriée.
  • Savoir gérer ses priorités et être pro-active en anticipant les problèmes
  • Communiquer de façon synthétique et adaptée aux besoins, qu’ils soient écrit ou oral
  • S’affirmer en faisant des propositions et en communiquant de manière constructive
  • Comprendre les attentes de son manager

En fait, l’assistant(e) a besoin de la double casquette « savoir-faire et savoir-être » pour être efficace. Vous l’aurez compris, ses enjeux sont importants car ils demandent de savoir adopter les bonnes méthodes et les bonnes postures pour une communication adaptée à ses interlocuteurs.

Quelques conseils pour une communication orale efficace

Il existe maintes façons de communiquer à l’oral : échanger verbalement en se regardant, parler avec les signes, rire, échanger des regards, mimer, être en contact physique, crier, chuchoter, etc…
Nous retiendrons les présupposés d’une communication réussie, à condition de rester le plus souvent possible conscient des écueils émotionnels qui pourraient nous faire déraper :

  • Prendre en compte le langage non-verbal. Notre langage non-verbal parle avant même que nous ayons dit le premier mot.
  • Faire attention aux interprétations car nous ne voyons pas tous les mêmes choses. Nos présupposés et nos croyances agissent comme des filtres au quotidien.
  • Être conscient des réactions : Chacun de nous suscite chez l’autre des comportements et des réactions conscients et inconscients. En le prenant en compte et en adaptant sa communication, cette dernière sera plus efficace.
  • Donner et aller chercher du feed-back (ou information en retour) est indispensable à une communication. C’est à l’émetteur d’un message qu’incombe la responsabilité de se faire comprendre et donc de donner et d’aller chercher des feedbacks.
  • Distinguer les faits, les opinions et les sentiments
  • Être dans une dynamique « gagnant-gagnant » avec nos interlocuteurs pour pérenniser la relation.
  • Communiquer c’est d’abord savoir écouter. Pour cela, il faut se résoudre à faire silence pour comprendre l’autre, ses points de vue, contraintes, besoins, et éviter ainsi les quiproquos.

On aura compris que communiquer oralement ne se résume pas à prononcer des mots de rhétoriques, cela va bien plus loin : In  tention, ton, posture, regards, etc. sont autant de composantes à prendre en considération afin de communiquer efficacement.
N’oublions pas que c’est majoritairement au travers de cette communication appelée «  non verbale  » que tout message oral est avant tout transmis – et donc réceptionné par nos interlocuteurs.
A ce titre, il est possible de se former pour maîtriser ces outils essentiels à sa performance personnelle et donc sa réussite professionnelle. Tout commence par un message transmis par un émetteur à destination d’un récepteur…

 

Coach certifiée et formatrice en efficacité professionnelle, Nelly collat intervient chez EFE sur les formations  » Communiquer efficacement avec son environnement  » et  » Communication pour assistant(e) « 

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