L’entretien de recadrage est un acte managérial courant, et pourtant, c’est bien l’un des plus difficiles à réaliser. Quel que soit le dysfonctionnement constaté, l’entretien de recadrage influence la relation que vous avez avec votre collaborateur, positivement s’il est bien réalisé et inversement s’il ne l’est pas. D’autre part, il peut aussi influencer votre légitimité auprès de vos collaborateurs, surtout quand on manage une équipe d’anciens collègues, comme c’est souvent le cas de managers d’équipes d’assistant(e)s.
Constater le dysfonctionnement
Il existe plusieurs types de dysfonctionnements de la part d’un collaborateur :
- Un dysfonctionnement dans son travail, des erreurs à répétitions…
- Une perte de motivation, d’estime de soi, une vision négative de l’entreprise, …
- Un écart de comportement
Un entretien de recadrage s’impose lorsque vous ne pouvez pas ne pas réagir car le dysfonctionnement met en péril l’activité et/ou votre équipe car sans intervenir, vous perdrez votre légitimité de manager aux yeux des autres collaborateurs.
Comment savoir si un entretien de recadrage est nécessaire ?
Les faits sont-ils récents et vérifiés ?
Les faits sont-ils réellement imputables au collaborateur ?
Le problème soulevé est-il chronique ou ponctuel ?
Sait-il comment faire ? Quel est son degré de responsabilité ? Quel est son rôle exact ? Son positionnement ?
Quelles sont ses relations avec les autres salariés ?
C’est en analysant vos réponses à ces questions en fonction de la situation, des compétences du collaborateur et de son comportement global que vous saurez si un entretien de recadrage est nécessaire ou non. Attention, l’entretien de recadrage doit être effectué rapidement après les faits pour être efficace !
Soigner sa préparation !
Action n’est pas réaction ! Pour qu’un entretien de recadrage soit réussi, le recul émotionnel est fondamental. L’entretien de recadrage se base sur un dialogue constructif, avec pour but de trouver une solution ensemble afin de ne pas démotiver votre collaborateur.
Pour cela, pas d’improvisation, pas d’accusation et surtout ne pas se baser sur des ouï-dire ! Le but est de chercher à comprendre plutôt que de juger ou sanctionner.
Notez les faits problématiques sous la forme d’exemples concrets que vous avez constatés personnellement ou qui ont fait l’objet d’une traçabilité : ce qui s’est passé, ce qu’il a dit/écrit, etc.
L’introduction de l’entretien se fait par la présentation, préparée en amont, de ces faits concrets et objectifs et de leurs conséquences. C’est le point de départ de l’entretien, à partir duquel vous et votre collaborateur pourrez construire une solution ensemble.
Quelques conseils pour mener l’entretien de recadrage
Premièrement, décrivez les faits tels que vous les avez notés lors de votre préparation. Allez droit au but, il n’y a rien de pire que de tourner autour du pot ! Votre message doit être clair, précis et concis afin d’être le plus impactant possible.
Vous devez également vous préparer à la contestation, au déni, aux reproches du collaborateur afin de ne pas laisser vos émotions vous déborder et saboter l’entretien. Ayez confiance en vous et en votre discours.
Enfin, réfléchissez à la manière dont vous pouvez motiver ou ne pas démotiver votre collaborateur par cette mise au point en cernant ses niveaux de compétences et sa motivation pour identifier ses besoins ou son niveau d’autonomie
Le travail de préparation vous permettra d’avoir le recul nécessaire pour ne pas tomber dans le piège de l’énervement ou de la justification. Il vous permettra non seulement d’avoir de bonnes réactions mais de préparer vos réponses selon votre niveau d’exigence.
D’autre part, réfléchir à la manière dont vous pouvez motiver ou ne pas démotiver votre collaborateur permet d’utiliser cette mise au point comme un outils d’amélioration voire de développement. Alors n’ayez plus peur de l’entretien de recadrage. Soyez clair, précis et ouvert à la discussion et cet acte managérial trouvera du sens dans votre pratique.
Maria Lamas est Consultante, Coach, Formatrice, Conférencière. Après une carrière de 20 ans en entreprise en France et à l’étranger elle s’installe à son compte en 2012 en proposant des accompagnements pour les entreprises et les particuliers. Convaincue qu’il faut mettre l’humain au cœur des organisations pour gagner en performance, elle accompagne les entreprises dans divers domaines. Elle anime chez EFE la formation « Manager une équipe d’assistantes », « Assistant(e) de plusieurs managers », « Métier : Assistant(e) » et intervient sur le cycle certifiant « Office Manager ».
