Assistant(e)s : ayez le sens de l’organisation !

assistante

Les papiers, les dossiers, son ordinateur, son matériel : tout cela demande de l’organisation. Être assistant demande avant tout d’être capable de s’adapter à toute situation. Pour être efficace et travailler dans des conditions optimales, il est primordial d’être organisé. Il faut voir son bureau comme un bateau dont vous êtes le capitaine. Si votre espace de travail est mal rangé, si les papiers traînent en vrac, ce sont comme des fuites et le bateau coule.

Afin d’éviter cela, je vous propose cinq clefs faciles à mettre en place :

  • Catégoriser, indexer, ranger au fur et à mesure

Le plus évident est de ranger les papiers, dossiers et autres éléments par domaine ou mieux, par mission. Mais comment différencier ces derniers ? Chacun sa méthode : classeurs de couleurs différentes, pochettes ou encore aménager votre table. Le plus urgent doit être le plus près de vous, à votre gauche et votre droite et laisser un espace clair devant votre clavier pour pouvoir placer de quoi écrire en permanence sans entasser les feuilles les unes par-dessus les autres ! Le plus important est d’ensuite indexer par mission, surtout si vous débutez à votre poste. Cela vous permettra de vous familiariser avec les thèmes et le jargon de votre entreprise.

  • Les tiroirs sont vos partenaires privilégiés

Les tiroirs et les étagères sont vos meilleurs amis. Ils gardent précieusement vos dossiers terminés ou parfois le matériel encombrant qui ne peut pas rester sur votre bureau. Il faut donc en prendre soin et les trier régulièrement, au moins une fois par semaine, pour être sûr de n’y laisser que le strict nécessaire pour travailler ou des informations importantes. Mais attention au gaspillage : toute feuille imprimée erronée doit pouvoir servir de feuille de brouillon. Il faut donc trier avec attention. Les tiroirs et les étagères doivent pouvoir vous servir d’archives, pensez donc à dater vos missions, de préférence par année et par mois.

  • Proscrire les objets parasites

Au travail, votre bureau est votre maison. Et, comme votre maison, vous avez le devoir de le maintenir dans un état convenable. Proscrivez autant que se faire se peut la nourriture et les boissons. Les gencives de porc ne sont pas les amis du bureau, la choucroute aux fruits de mer est à oublier impérativement et la tête de veau posée devant le clavier peut s’avérer tout à fait mal vue par vos collègues et supérieurs. Pour le café, privilégiez si possible les espaces prévus à cet effet, qui vous permettront par ailleurs de multiplier les interactions sociales au cours de votre journée. Pour optimiser votre espace, évitez les objets lourds ou encombrants. L’objectif est de viser un minimalisme esthétique qui vous permettra d’allouer plus de place à vos éléments papier sur votre bureau.

  • Le bureau virtuel

Tout employé de bureau moderne a deux bureaux : celui derrière lequel il s’assoit physiquement, et celui qu’il manage virtuellement. Il ne faut surtout pas sous-estimer le deuxième, qui a tendance à multiplier de façon exponentielle les fichiers et les actions associées. Il vous faudra créer plusieurs dossiers et mini-dossiers, chacun alloué à une tâche précise d’une section précise de votre travail. Ne surchargez pas votre menu de démarrage, optez plutôt pour des grands dossiers qui en regroupe d’autres en cascade jusqu’à la plus petite tâche nécessaire. Il est important pour y parvenir de nommer vos dossiers d’après des termes parfaitement clairs, compréhensibles et lisibles. Convenons que lors d’une situation urgente, écrire dans un moteur de recherche « contrats 2015 » a instinctivement plus de sens pour retrouver des contrats de 2015 que « Xenu666 ».

  • Une pointe de fantaisie

Votre individualité est votre force. Chaque être humain est différent et votre fonction au sein de l’entreprise ne fait pas de vous un robot clonable à l’infini. Il est donc psychologiquement et moralement important de personnaliser votre bureau avec des petits signes distinctifs qui vous définissent. Certains affichent des dessins de leurs enfants au mur, d’autres des petits jouets à côté de leur écran d’ordinateur. Inutile d’en faire des tonnes et de surchargez votre bureau. Lors de journées longues et éreintantes aux tâches répétitives, ces objets vous rappelleront qu’il existe bien une vie en dehors du travail et que vous ne vous définissez pas uniquement par votre emploi.

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