Et si l’esprit de synthèse était la clé de vos communications ?

Photo_ismaelIsmaël Lépinoy est coach et formatrice en développement personnel et en efficacité professionnelle. Professeur de Lettres Classiques pendant douze ans, elle a ensuite élargi son domaine d’intervention aux adultes. Certifiée MBTI et DISC, Praticien PNL, elle s’adapte aux besoins des individus et des groupes qu’elle accompagne. Au sein d’EFE, elle anime les formations « Découvrir et développer son potentiel grâce au MBTI », « Communications écrite et orale opérationnelles » et « Être synthétique à l’écrit comme à l’oral ».

L’assistant(e) a aujourd’hui un rôle clé au sein de l’entreprise. Ce poste stratégique demande des compétences fondamentales : il faut se montrer organisé et polyvalent, savoir gérer son temps et, surtout, communiquer avec efficacité.

Mais, à l’ère du « tout numérique », comment jongler sereinement entre les e-mails, toujours plus nombreux et toujours plus urgents, les appels téléphoniques et la multiplicité des tâches à réaliser, sans se sentir submergé par la quantité des échanges ? Comment doser le temps passé à rédiger tel écrit ou à répondre à tel coup de téléphone ? Comment dissocier le nécessaire de l’accessoire ?

Voici 10 conseils pour s’exprimer en allant à l’essentiel en travaillant son esprit de synthèse :

  1.  Se réconcilier avec l’analyse : chacun vante les mérites d’une communication synthétique car elle favorise les échanges rapides. Cependant, se contenter des grandes lignes est souvent réducteur. Ce sont les détails et les nuances portées par l’analyse qui garantissent l’expertise et mettent à l’abri des erreurs stratégiques. Bien communiquer, c’est donc trouver un juste équilibre entre synthèse et analyse.
  2. Clarifier son objectif : prendre le temps d’identifier clairement ce que l’on veut écrire ou ce que l’on veut dire.
  3. S’adapter à sa cible : se poser les bonnes questions : En quoi mon interlocuteur (ou mon destinataire) est-il spécifique ? Quel effort d’adaptation dois-je faire pour que mon message soit entendu (ou lu) ?
  4. Se montrer clair : traquer le jargon et les formules toutes faites et s’en tenir à des mots simples, connus du destinataire.
  5. Organiser ses idées : acquérir des méthodes pour structurer prises de notes et autres écrits professionnels (cartes mentales, tableaux synoptiques…).
  6. Dynamiser son discours : insuffler de l’énergie dans ses messages par l’emploi de phrases courtes et rythmées, de mots de liaison.
  7. Se montrer factuel : s’en tenir aux faits et éviter les jugements et les opinions ; développer une communication objective et efficace.
  8. Utiliser des termes précis : enrichir son vocabulaire et éviter ainsi les tournures redondante.
  9. Maîtriser les bases de la communication non verbale : développer le potentiel du langage corporel, se réconcilier avec les silences.
  10. S’exprimer en termes positifs : créer un climat favorable et propice à un échange de qualité.

Vous possédez probablement déjà certains de ces mécanismes. La formation « Être synthétique à l’écrit comme à l’oral » vous aidera à en prendre conscience, à capitaliser sur vos bonnes pratiques et à enrichir votre boîte à outils personnels.

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