Améliorer votre organisation quotidienne grâce à la méthode GTD®

Quand on exerce le métier d’Assistante, une des difficultés le plus courantes est de répondre à toutes les sollicitations, les interruptions tout en faisant face à la quantité de travail demandée. Même si on dispose d’une bonne organisation il y a parfois des astuces et méthodes à mettre en place pour l’améliorer et ainsi mieux gérer ses priorités et gagner en efficacité.
Une des méthodes efficaces qui a fait ses preuves est la méthode Getting things done ® (GTD ®)
Contrairement à la fondamentale To Do List qui permet de s’assurer que rien n’est oublié, la méthode GTD ® est composée de 5 étapes dont l’ordre est à respecter !

 

Etape 1 : Collecter

Dans cette première étape, il faut lister la totalité des tâches à réaliser, quel que soit le degré d’urgence et d’importance. Pour cela, nous allons les recenser dans le contenu de vos « Inbox », c’est-à-dire vos bannettes (courrier, travail en attente, à classer, etc), boite mail, pochettes et dossiers, carnets de notes, etc.
Pour que cette étape soit réussie, il est important de vider votre esprit et de rester concentrer. Il est également nécessaire que ces « boîtes » soient mises à jour régulièrement, c’est-à-dire qu’une fois un élément traité, il doit être classé ou archivé.

Etape 2 : Clarifier

Pour cette étape, chaque élément de vos « inbox » doit être questionné. Il est important de clarifier ce qui doit être fait avec cette élément et quelle est la prochaine action à mettre en place.
Pour cela, voici le schéma de la clarification qui peut vous aider à faire le tri :

Etape 3 : Organiser

Organiser son bureau, ses documents, ses fichiers… oui ! mais aussi ses tâches !
Durant cette étape, il faut définir chaque tâche plus précisément. Est-elle urgente ? Importante ? Est-il possible de la déléguer ? Combien de temps nécessite-t-elle ? Une fois ces informations réunies, les tâches peuvent être priorisées.
Pour prioriser vos tâches, la matrice d’Eisenhower reste un des outils les plus efficaces. En les triant dans ses quatre catégories : prioritaire, important mais à faire plus tard, à déléguer et à abandonner.

Etape 4 : Réviser

Cette méthode nécessite de passer en revue toutes ses tâches régulièrement pour s’assurer de leur pertinence mais également d’éviter qu’une tâche soit oubliée au fin fond de votre système. En révisant votre organisation régulièrement, les nouvelles tâches sont intégrées et les anciennes actualisées. Les questions à se poser durant cette étape :

  • Ai-je déjà réalisé certaines de ces tâches sans les avoir sorties de ma liste ?
  • Mes projets sont-ils toujours d’actualité tels que je les ai définis ? Ont-ils évolué ?
  • La ou les premières tâches de chaque action sont-elles toujours les bonnes ?
  • Dois-je modifier certaines échéances ?

Etape 5 : Agir

Pour agir, il faut avant tout décider quelles sont les premières actions à réaliser.
Planifiez vos tâches en commençant par celles classées dans la catégorie Urgente et Importante et mettez en place la délégation pour les tâches qui peuvent l’être. Vous pouvez vous fixer également des objectifs intermédiaires pour les actions à mener en analysant vos objectifs, les obstacles et freins correspondant et comment les contourner.

Cette méthode facilite au quotidien votre organisation. En prenant le temps de définir précisément vos tâches, en les analysant et en les planifiant, vous entrez dans un mode de fonctionnement propice à l’action. Attention tout de même à ne pas passer plus de temps à planifier qu’à faire effectivement vos tâches ! Par exemple, pour les tâches qui prennent moins de 2 minutes, ne les planifiez pas mais faites-les tout de suite, sans les consigner ni les reporter.

Et vous, quelles sont vos méthodes et astuces pour vous organiser et gagner du temps au quotidien ?

 

Maria Lamas est Consultante, Coach, Formatrice, Conférencière. Après une carrière de 20 ans en entreprise en France et à l’étranger elle s’installe à son compte en 2012 en proposant des accompagnements pour les entreprises et les particuliers. Convaincue qu’il faut mettre l’humain au cœur des organisations pour gagner en performance, elle accompagne les entreprises dans divers domaines. Elle anime chez EFE la  formation « Manager une équipe d’assistantes »,  « Assistant(e) de plusieurs managers », « Métier : Assistant(e) » et intervient sur le cycle certifiant « Office Manager ».

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