Trop d’e-mails ? Quelques astuces pour mieux les gérer…

« Je reçois trop de messages, je n’ai plus le temps de travailler ! »

Qui n’a pas déjà entendu cette phrase au bureau, ou même qui ne l’a pas déjà prononcée ? Avez-vous déjà essayé de compter combien de messages vous recevez dans une journée ? Tiens, et puisque c’est encore un peu d’actualité, combien de messages avez-vous retrouvés dans votre boite mail à votre retour de congés ? En fait, pour beaucoup d’entre nous, la réponse, c’est … trop. Nous recevons trop de messages.

En tout cas c’est ce que nous pensons. Et quand nous jugeons que du fait de cette abondance de messages, nous n’avons plus le temps de travailler, cela dénote en fait deux choses :

  • La première, c’est que nous avons du mal à gérer notre messagerie ;
  • Et la seconde, c’est que nous pensons que gérer notre messagerie ne fait pas partie de notre travail.

Or, ce second point est faux : gérer notre messagerie est désormais une part essentielle de notre travail quotidien. Que nous le voulions ou non, le courrier électronique est aujourd’hui l’outil de communication majeur en entreprise. Et certains trouvent que c’est trop, puisque l’on a même imaginé de mettre en place des journées sans mail !
En réalité, ce concept est absurde. Depuis toujours, dans le monde professionnel, la communication est à la base du fonctionnement de l’entreprise. Autrefois, cette communication reposait sur des réunions, des échanges téléphoniques, des fax. Aujourd’hui, le mail a pris le relais. Demain, qui sait, ce seront peut-être les échanges par hologrammes, les réunions virtuelles, ou d’autres technologies dont nous n’avons pas idée.

Quelles sont les bonnes pratiques ?

En attendant, puisque nous savons que nous ne pouvons pas nous passer de cet outil, comment l’utiliser au mieux ? Comment faire pour exploiter ses possibilités merveilleuses sans subir les conséquences les plus désagréables que certains décrivent ?
Tout d’abord, en l’utilisant à bon escient. Le courrier électronique est l’outil le plus efficace que nous ayons imaginé jusqu’à présent pour transmettre des informations, mais ce n’est que cela. Il permet d’échanger des mots et des images, mais transmets mal les émotions. Il convient donc de redoubler d’empathie, et de comprendre qu’autrui peut mal interpréter une communication écrite trop sèche et trop directe.
Ainsi, les formules de politesse ne sont pas en option. Ajoutons que l’on ne dépensera pas trop d’énergie ni de temps à écrire bonjour en entier plutôt que bjr.

Ensuite, en se rappelant qu’il ne s’agit pas d’un outil de communication instantanée. Ce n’est pas parce que nous avons envoyé un message que notre correspondant l’a lu. C’est lui qui décide à quel moment il va le lire, et nous ne devons surtout pas lui imposer ce moment. Le téléphone est interruptif : il sonne, je réponds, et si je ne réponds pas, je ne reçois pas l’information. Ce n’est pas le cas du mail : je le lis quand je le souhaite, je n’ai pas à m’interrompre pour cela.
En d’autres termes, appeler notre destinataire pour lui demander s’il a bien reçu notre message est particulièrement désagréable pour lui.

Enfin, en utilisant au mieux les fonctionnalités de notre outil, Outlook pour beaucoup d’entre nous. Classements, archivages, recherches, dossiers de recherches, tris automatiques, actions rapides, toutes ces fonctionnalités sont méconnues, alors qu’elles peuvent nous faire gagner un temps fou.

Avec un peu d’habitude, quelques formations, beaucoup de réflexes, il est possible de considérer la messagerie pour ce qu’elle est : un outil puissant pour faciliter notre vie professionnelle.

 

Philippe Argouges est consultant, formateur en communication écrite et orale et bureautique.
Ingénieur informaticien, il a exercé des responsabilités managériales dans le domaine de la formation pendant 20 ans dans différentes grandes sociétés informatiques internationales. Il anime pour EFE les formations « Améliorer son efficacité avec Outlook », « Assistant(e) : optimiser l’utilisation d’Outlook » et « Rédiger des e-mails efficaces ».

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