Savoir fixer des objectifs à son équipe d’assistant(e)s

Prendre sa place de Manager n’est pas facile. En particulier quand le Manager est aussi un(e) Assistant(e) et encore plus si on manage d’anciens(nes) collègues. Il est donc important de trouver sa légitimité, sa posture.  Fixer des objectifs collectifs et individuels permet le pilotage du service mais également de motiver ses collaborateurs(trices). Voyons comment faire…

Les différents types d’objectifs

Avant tout, il faut savoir qu’il existe plusieurs types d’objectifs. Les premiers sont les objectifs quantitatifs. Il s’agit d’objectifs chiffrés, mesurables. Ils s’expriment en chiffre d’affaires, indicateurs de suivi, etc.
A l’inverse, les objectifs qualitatifs ne sont pas mesurables et souvent en lien avec l’attitude. Il peut s’agir de rassurer les clients ou les collègues en temps de crise, d’avoir un très bon état d’esprit, de contribuer au bon climat social du service et l’entreprise, d’être force de proposition…
Il existe également les objectifs de groupe où c’est le collectif qui prime. Ceux-ci donnent du sens au poste du collaborateur(trice), fédèrent autour d’un projet commun et favorisent la culture d’entreprise.
Enfin, les objectifs individuels sont centrés vers le collaborateur(trice). Ces derniers impliquent d’avantage l’individu en lui apportant la reconnaissance de sa hiérarchie pour ses efforts et ce qu’il (elle) apporte au projet et à l’entreprise.

Pour être efficace, un objectif doit être SMART !

Tiré du concept de management par objectifs, l’acronyme SMART est composé de 5 indicateurs permettant de construire un objectif efficace :

  • S comme SPECIFIQUE. Montrez-vous aussi précis que possible dans l’exposé de vos attentes.
    Petit conseil : utilisez au maximum les verbes d’action (« faire », « vendre », « démarcher »…).
  • M comme MESURABLE. Définissez des indicateurs qui permettront d’évaluer les résultats et de déterminer si l’objectif est atteint. Y-a-t-il un indicateur lié ?
    Par exemple, « améliorer la qualité » n’est pas mesurable. Utilisez plutôt «Recevoir moins de courriers de réclamations des clients. Passer de 5% à 3,5% de réclamations ».
  • A comme ATTEIGNABLE. La cible que vous fixez ne doit évidemment être trop facile à atteindre, sous peine de perdre tout pouvoir de mobilisation. Elle ne doit pas non plus apparaître comme irréaliste et devenir décourageante.
  • R comme REALISABLE ou comme RESSOURCES. Vous devez prendre le temps d’expliquer au collaborateur(trice) les moyens dont il (elle) dispose pour atteindre son objectif. Cela peut concerner le budget, l’équipe, une formation ou un accompagnement par exemple.
  • T comme TEMPOREL. Chaque objectif doit être complété dans un temps imparti : 3 rendez-vous par semaine, 2 événements par mois, 800 courriers par mois…

Les critères complémentaires…

En complément des indicateurs SMART, des critères plus subjectifs sont également à prendre en compte. Il est important qu’un objectif soit POSITIF. Formulez-le dans un esprit constructif, surtout si vous managez une équipe d’assistant(e)s qui sont vos anciens(nes) collègues. L’esprit d’équipe et la confiance seront plus présents dans vos échanges.
L’objectif doit également être AMBITIEUX. Votre collaborateur(trice) apprendra davantage si l’objectif est exigeant et pas très facile à réaliser. Cela prouve que vous lui faites confiance et que vous reconnaissez ses capacités à l’atteindre (dites-lui, bien sûr). C’est comme cela qu’il (elle) va garder sa motivation.
Et enfin, L’objectif doit être ECOLOGIQUE. C’est à dire qu’il respecte l’environnement, les valeurs et les besoins de la ou les collaborateurs à qui il est donné.

Si vous Manager une équipe d’assistant(e)s tout en étant Assistant(e), c’est un plus pour fixer des objectifs pertinents. En effet, vous connaissez les difficultés de vos collaboratrices Assistant(e)s mieux que personne ! Cette compréhension permet encore une fois d’instaurer un climat de confiance mais également de fixer des objectifs qui donnent du sens car vous connaissez très bien la mission de vos collaboratrices.

Maria Lamas est Consultante, Coach, Formatrice, Conférencière. Après une carrière de 20 ans en entreprise en France et à l’étranger elle s’installe à son compte en 2012 en proposant des accompagnements pour les entreprises et les particuliers. Convaincue qu’il faut mettre l’humain au cœur des organisations pour gagner en performance, elle accompagne les entreprises dans divers domaines. Elle anime chez EFE la  formation « Manager une équipe d’assistantes »,  « Assistant(e) de plusieurs managers », « Métier : Assistant(e) » et intervient sur le cycle certifiant « Office Manager ».

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