Le bon fonctionnement du binôme avec votre directeur est une de clés d’efficacité majeures dans votre poste. Cela passe par une bonne organisation entre vous deux. Voici donc quelques pistes pour y contribuer :
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Les rdv du matin :
Fixez avec lui/elle un horaire fixe dans la matinée afin de préparer les activités de la journée : le courrier, les appels, les rdv, les dossiers en attente…. Les instructions pour la journée.
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Etre en copie de ses mails :
Demander lui d’être en copie des mails concernant les dossiers que vous gérez ou suivez. Vous aurez ainsi toutes les informations nécessaires pour traiter la suite : les réunions à préparer, les appels à effectuer, l’avancement des dossiers, etc.
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L’agenda électronique partagé
Il est essentiel que vous ayez la même information que votre N+1, cela vous permettra également de mettre à jour les rdv, actualiser les contacts, optimiser l’emploi du temps…
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Mettre en place le parapheur/organisateur
La veille au soir ou le matin tôt, posez sur son bureau un parapheur avec les dossiers en attente, les documents dont il/elle aura besoin pour ses rendez-vous de la journée, les devis à signer, etc, par ordre chronologique.
Cela permettra de gagner du temps et de prévoir un maximum le travail à effectuer dans la journée. Il/elle pourra vous rendre le même parapheur le soir avec ses indications sur chaque onglet : faire de copies, renvoyer un document signé, avancer sur un dossier, etc….
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