Efficacité de l’assistant(e) : 3 mantras à garder en tête !

Le métier d’assistant-e est un métier complexe qui demande de nombreuses compétences. Parmi celles-ci, beaucoup ont à voir avec l’efficacité opérationnelle : maîtrise d’Outlook, mise en valeur des données… Pour autant, les compétences relationnelles et personnelles sont également clés. Parmi elles, certaines peuvent se travailler mais il est important d’avoir en tête 3 « mantras » qui peuvent vous aider au quotidien :

• Se mettre en veille :

Le métier d’assistante change et évolue en permanence. Hier, elle n’était qu’une simple exécutante. Aujourd’hui, on lui demande de participer pleinement à la mise en œuvre des stratégies commerciales, marketings et financières. Demain, elle devra être capable de remplacer son manager au pied levé.

Pour être à la hauteur de ces nouvelles exigences, l’assistant-e est tenue de prendre le temps de se faire des feed-back, c’est à dire des retours d’informations sur ses actions afin de se mettre dans une démarche de progrès. Il ne faut pas se contenter pas de ce qu’on est aujourd’hui. Il est nécessaire, d’analyser ses points forts afin de les valoriser et d’identifier ses axes d’améliorations, pour promouvoir par la suite, une intelligence de l’action.

Par exemple : « Je suis douée pour réaliser des tableaux de bord sur le traitement des factures clients et en même temps je dois me mettre à jour dans la maîtrise des nouvelles technologies. »

L’assistant-e doit en permanence apporter de la valeur ajoutée à sa fonction, à son organisation mais aussi et surtout à son service en étant force de proposition.

• S’affirmer :

L’assistant-e est un maillon fort de l’entreprise, il/elle possède de nombreuses compétences et pourtant la majorité d’entre eux/elles n’en ont pas conscience. Exprimer ses besoins, ses idées et ses opinions génèrent parfois beaucoup d’appréhensions.

La peur d’être jugé-e incompétent-e, la crainte de faire des vagues, de paraître ridicule, le sentiment d’infériorité face à sa hiérarchie ou encore la croyance que cela ne fait pas partie de sa mission sont les raisons pour lesquelles l’assistant-e préfère rester discret-e

S’entraîner à la mise en pratique des techniques d’assertivité permet à l’assistant-e d’apprendre à responsabiliser ses collaborateurs, négocier des ressources supplémentaires, désamorcer des objections, faire des critiques constructives et dire non de manière proactive.

• Devenir un stratège du temps :

Plus que jamais, aujourd’hui, nous sommes confrontés au manque de temps pour réaliser les nombreuses taches qui nous incombent. Nous avons l’impression d’éteindre sans cesse des feux, de traiter en permanence des urgences et d’aboutir en fin de journée à cette fâcheuse question : Mais à quoi donc avons-nous passé notre temps ?
Dur, dur d’y répondre si nous avons constamment la tête dans le guidon et pourtant cette interrogation est essentielle pour optimiser notre journée de travail.

Par ailleurs, ne l’oublions pas, un des rôles majeurs de l’assistant-e est d’organiser et de faciliter le travail de sa hiérarchie et pour se faire, il est impératif de maîtriser quelques outils de gestion du temps.

capucine berlietAprès un M.B.A en Management International et Marketing de Luxe, Capucine occupe un poste d’assistante de direction puis de manager opérationnel dans un groupe américain.
Maître-praticien en PNL et praticien en hypnose ericksonienne, elle se destine à la formation en efficacité professionnelle. Au sein d’EFE, elle anime les formations « Les 6 piliers du développement personnel », « Assistant(e) de direction », « Assistant(e) : mieux gérer son temps et ses priorités ».