De formation assistante de direction, Odile Bouvinet s’est rapidement orientée vers un poste d’Office Manager en charge d’équipe qu’elle a occupé dans différentes entreprises pendant 20 ans. Cette solide expérience métier, l’a amenée à élaborer et animer des formations pour les assistantes puis pour les managers. Elle anime chez EFE les formations « Devenir Assistant-e », « Devenir Office Manager », « Les clés du métier d’Office Manager » et « Construire des tableaux de bord pertinents ».
L’office manager est le bras droit du dirigeant de PME ou d’un responsable d’entité dans les grandes entreprises. Ce qui caractérise ce poste est sa formidable polyvalence dans des domaines très variés. Sans être expert(e), l’office manager peut être amené(e) selon le poste occupé à gérer l’administratif, les ressources humaines, les services généraux, la comptabilité, la gestion budgétaire et financière, le juridique. Il/Elle peut également manager une petite équipe de collaborateurs.
Reconnu(e) pour son excellence relationnelle par ses interlocuteurs internes et externes, il/elle se doit de savoir s’adapter et gérer les situations délicates.
Les situations opérationnelles contre productives
Lorsque vous élaborez des tableaux de bord, il est efficace dans Excel d’ajouter automatiquement les sous-totaux et totaux dont vous avez besoin. (Onglet « Données » – Groupe « Plan » – Sous Total).
Cependant, cet ajout peut se révéler contre productif lors de la création d’un tableau croisé dynamique. En effet, les sous-totaux bloquent immédiatement l’accès à cette fonction et le message suivant apparaît « vos données sources comportant des sous-totaux automatiques, excel ne peut pas créer le rapport de tableau croisé dynamique à partir de celles-ci ».
Pour contourner cet inconvénient, il est inutile de supprimer les sous-totaux du tableau initial, faite un copier-coller de celui-ci sur une autre feuille de votre classeur actif et recommencer la manipulation pour créer votre tableau croisé dynamique.
Les situations relationnelles contre productives
Parce que le poste d’office manager est un poste d’interface, vous ne vous posez pas la question de savoir si vous devez répondre aux différentes problématiques quotidiennes de vos interlocuteurs, et je suis bien d’accord ! Pourtant, il vous est certainement arrivé d’avoir des discussions qui vous ont semblé longues et improductives, au final :
- Vous avez le sentiment d’avoir consacré beaucoup de temps à la solution d’un problème pour parvenir finalement à un résultat quasi nul
- Vous éprouvez un sentiment d’insatisfaction ou une impression de vague malaise
- Il vous apparaît qu’il y a eu un gagnant et un perdant lors de cet échange
En résumé, vous avez perdu du temps, vous n’avez pas résolu le problème de la personne et vous êtes mal l’aise ; pourtant vous avez participé à un « jeu » !
Il s’agit d’un « jeu psychologique », involontaire car inconscient mais il convient de le repérer afin d’en sortir très vite. En exerçant votre oreille vous vous rendrez compte que votre interlocuteur ne vous fait aucune demande précise tout en vous « obligeant » à prendre une posture d’aide.
Pour éviter cela tout en préservant la relation, je vous conseille d’adopter la posture suivante
- Écoute du problème
- Bienveillance vis-à-vis de votre interlocuteur : « je comprends ton/votre embarras … »
- Question : « As-tu déjà une solution ? » « Que comptez-vous faire ? »
Surtout ne proposez pas de solution spontanément attendez que l’on vous en fasse la demande.
Pour poursuivre la chasse à vos situations contre productives, retrouvez-moi dans le cycle certifiant Devenir Office Manager, c’est avec plaisir que je vous aiderai à gagner en efficacité et en sérénité !
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