Manager une équipe d’assistant(e)s en toute simplicité

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La Rédaction Analyses Experts (RAE) nous éclaire sur la spécificité du management d’une équipe d’assistant(e) et comment y parvenir.

 

1 – RAE – En quoi manager une équipe d’assistant(e)s est-il spécifique ?

C’est spécifique pour plusieurs raisons : l’assistant(e) dévient manager sans être accompagnée forcement par une formation en management, parfois il y a pas de rôle hiérarchique clair, on demande à l’assistant(e) de manager ses ancien(ne)s collègues sans pour autant lui donner le statut.

Il est difficile pour l’assistant(e) qui manage de se positionner, de se sentir légitime comme n’importe quel manager.

On peut avoir tendance à osciller entre deux attitudes : ou bien on souhaite garder une relation de copinage avec ses ancien(ne)s collègues et là on ne prend pas sa place de manager ou bien on force la main en devenant trop rigide en marquant une distance exagérée avec ses collaborateurs. La clé est entre les deux.

2 – RAE – Comment se positionner comme manager quand on est aussi assistant(e ) ?

Le positionnement d’un manager, assistant(e) ou non, est le résultat d’une légitimité, d’une attitude « managériale » une posture ancrée de confiance en soi. Il ne faut pas « jouer un rôle » mais travailler sur son authenticité et s’appuyer sur la confiance que la Direction lui a accordée. Même si les compétences managériales ne sont pas encore là au début (et c’est ce qui souvent pose de problèmes de légitimité) son potentiel et son expérience sont légitimes. Garder un équilibre entre une relation proche et assumer son rôle de manager en se basant toujours sur des éléments factuels aide à se positionner.

Il est évident que l’attitude, les comportements gagnants, l’exemplarité, l’authenticité et l’humilité vont aider l’assistant(e) à se positionner comme Manager tout en exerçant son métier d’assistant(e) .

Il faut travailler sur la collaboration et la cohésion de l’équipe pour le renforcer.

3 – RAE – Sur quels leviers faire reposer sa légitimité en tant que manager d’une équipe d’assistant(e)s ?

Déjà, sur la confiance que la Direction lui a accordée. Son potentiel est reconnu.

Également sur une attitude, expérience et compétences qu’elle a dû montrer dans son poste d’assistant(e). C’est certainement pour cela qu’on lui a proposé de devenir Manager.

Sa motivation et son enthousiasme peuvent être aussi des leviers.

Ensuite, les actes compteront et petit à petit, ce sont bien eux qui vont lui donner encore plus de légitimité. Ceci dit, il s’agit aussi d’un travail « personnel » de ne pas se laisser envahir par ses peurs, ses croyances limitantes et son manque de confiance en soi qui peut déstabiliser.

4 – RAE – Que mettre en place dès sa prise de fonction ?

La première chose à faire est une réunion d’équipe où elle/il va rassembler, rassurer, expliquer ses attentes, comment il/elle envisage la collaboration entre tous. Montrer dans les premiers jours de sa prise de poste et par les actes ce qui aura été expliqué lors de cette réunion, en donnant l’exemple, en restant très proche de ses anciennes collègues tout en exigeant de façon collaborative les objectifs à attendre.

5 – RAE – Comment favoriser le climat et l’autonomie de l’équipe ?

En renforçant la coopération et la cohésion. En faisant confiance (et en le disant) à ses collaborateurs pour qu’ils gagnent en autonomie mais en faisant attention à les accompagner pour qu’ils gagnent en compétences et qu’ils atteignent le niveau de maîtrise souhaité pour pouvoir gagner en autonomie.

Un management participatif, collaboratif, proche est compatible avec l’exigence du poste. L’attitude est donc essentielle pour promouvoir un climat serein qui va faire gagner pas seulement en autonomie mais aussi en performance. La reconnaissance, élément motivateur par excellence, contribuera également à avancer dans ce sens.

 

Maria Lamas est Consultante, Coach, Formatrice, Conférencière. Après une carrière de 20 ans en entreprise en France et à l’étranger elle s’installe à son compte en 2012 en proposant des accompagnements pour les entreprises et les particuliers. Convaincue qu’il faut mettre l’humain au cœur des organisations pour gagner en performance, elle accompagne les entreprises dans divers domaines. Elle anime chez EFE la  formation « Manager une équipe d’assistantes » et intervient sur le cycle certifiant « Office Manager ».

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