Rédiger des mails efficaces en un clic

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Vous est-il jamais arrivé d’être agacé par des mails ? Qu’avez-vous fait ce jour-là ? Avez-vous répondu sur le même ton, avez-vous appelé votre interlocuteur pour lui «voler dans les plumes», ou n’avez-vous tout simplement rien fait, reportant votre frustration à plus tard ? Et d’ailleurs, vous-même, n’avez-vous jamais vu un de vos messages provoquer des réactions inattendues ?

En fait, tout cela est très habituel : en moyenne, nous envoyons chaque jour une quarantaine de mails professionnels. Bien sûr, beaucoup d’entre eux sont des messages qui ne nécessitent pas d’être particulièrement travaillés. Cependant, il nous arrive tous les jours d’avoir à composer des mails que nous devons soigner davantage. Soit qu’ils s’adressent à des interlocuteurs importants pour nous (managers, clients, fournisseurs), soit qu’ils puissent potentiellement avoir des conséquences problématiques. Et ce n’est pas une question de longueur, un seul mot peut parfois provoquer des effets désastreux.

Alors pourquoi ces réactions parfois disproportionnées ? Pourquoi certains messages nous font réagir, ou font réagir nos interlocuteurs ? La réponse est simple : nous oublions facilement une donnée essentielle du courrier électronique : il ne permet pas de faire passer les émotions. Dans les mails, comme dans tout écrit, seuls les mots véhiculent notre message. Or, la manière dont ces mots sont interprétés dépend de notre humeur et de la perception que nous avons de notre interlocuteur. Et le mail est tellement rapide à écrire qu’on le confond parfois avec une communication orale.

Alors voici quelques petits conseils simples pour rendre vos courriers électroniques plus efficaces :

  • Mettez un objet explicite : plutôt que Urgent, indiquez la date d’échéance ; plutôt que Compte-rendu de réunion, indiquez la date et l’objet de la réunion ; et plutôt que Problème important, indiquez le type de problème.
  • Commencez en rappelant rapidement le contexte : plutôt que commencer par je, parlez d’abord de votre interlocuteur ; plutôt que suite à, commencez par comme convenu.
  • Utilisez des formules adaptées : plutôt que merci de… , écrivez pouvez-vous… ; plutôt que commencer par ce qui ne convient pas, commencez par ce qui convient ; plutôt que des tournures négatives, utilisez des tournure positives.
  • Faites court et aéré : plutôt qu’un message de trois pages, faites plusieurs messages ; plutôt qu’un long texte, prévoyez une pièce jointe ; plutôt qu’un message compact, faites plusieurs paragraphes et sautez des lignes.
  • Mettez vos informations importantes en évidence : plutôt qu’à la fin, mettez-les au début.

Et pour finir, n’oubliez pas les formules de politesse.

Bien cordialement,

philippe ArgougesPhilippe Argouges est consultant, formateur en communication écrite et orale et bureautique. Ingénieur informaticien, il a exercé des responsabilités managériales dans le domaine de la formation pendant 20 ans dans différentes grandes sociétés informatiques internationales. Il anime pour EFE les formations « Améliorer son efficacité avec Outlook », « Assistant(e) : optimiser l’utilisation d’Outlook » et « Rédiger des e-mails efficaces ».

 

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