Assistantes, gérez la réunionite !

Quels sont les principaux constats sur la réunionite en entreprise ?

Beaucoup d’organisations et de collaborateurs subissent aujourd’hui la réunionite. Les désagréments pour lesquels nous intervenons le plus souvent sont : des réunions trop longues, des décisions non prises ou partiellement, des agendas non respectés et des retards systématiques, des débats et des discussions interminables, des apartés réguliers, plusieurs réunions au sein de la même réunion, avec l’impression que se sont toujours les mêmes qui parlent, qui impactent le déroulé de la réunion, avec un faible niveau d’écoute et de compréhension.

Pourtant, les réunions récurrentes sont la clé de voûte du suivi opérationnel et de la co-constrution de l’entreprise, il est donc nécessaire que les organisations repensent leur collaboration sur cet aspect.

Quelles sont vos recommandations pour viser plus d’efficacité ?

Tout projet d’envergure, s’étalant sur une longue période, doit faire l’objet d’un suivi régulier. Plutôt, que de concevoir l’ensemble de la mission d’un seul bloc, il est préférable de la scinder en plusieurs étapes, qui jalonneront l’avancée du projet. Les réunions hebdomadaires ou bimensuelles font office de bornes disposées à intervalles réguliers, qui donnent aux équipes en place des points de mire vers lesquels se tourner. La recommandation est de les programmer sur l’année pour faciliter les synchronisations d’agenda et pour apporter un rythme collaboratif, tel que le 1er et 3ème lundi du mois de 9h à 11h.

Du fait même de leur fréquence, les réunions bimensuelles constituent dans l’esprit des équipes un élément essentiel de la routine de travail en entreprise. Elles sont l’occasion pour chacun des collaborateurs de rendre compte de l’avancée de son travail, de s’enquérir des difficultés rencontrées par ses collègues, et de faire part de ses remarques quant à la conduite du projet en cours. Véritable espace d’échange et de partage, les réunions bimensuelles jouent un rôle de premier plan dans la cohésion des équipes. Elles répondent à un double objectif : assurer le suivi des décisions, et entretenir la dynamique de groupe. Pour davantage de souplesse, le rythme de ces réunions peut être légèrement modifié, afin de répondre aux besoins propres à chaque équipe.

Quelles sont les erreurs à éviter ?

Toute médaille a son revers ! Si la fréquence des réunions bimensuelles leur confère un rôle moteur dans la gestion des équipes, elle peut aussi être à l’origine d’erreurs préjudiciables. On peut notamment évoquer :

Le manque de préparation : En raison du laps de temps court entre deux réunions, il n’est pas rare que les managers soient confrontés au manque de temps (d’autant plus si le niveau de délégation est faible) et de préparation de leurs collaborateurs. Pour éviter cet écueil, il conviendra de définir et de diffuser, en amont, les points à l’ordre du jour de la future réunion, tout en sollicitant les souhaits des collaborateurs. Chacun sera invité à prendre un rôle (voir les rôles délégués), une responsabilité et à se préparer en conséquent.

La difficulté à prendre des décisions : Ce second point est le corollaire du premier. Pour y remédier, le manager pourra déléguer à un membre de son équipe le rôle de gestionnaire des décisions. Celui-ci incitera le groupe à prendre des décisions clairement formulées et mesurables, en définissant les délais de réalisation et le rôle de chacun. Au terme de la réunion, il remettra à l’ensemble des participants un compte-rendu détaillé des décisions entérinées.

Dirigeante du Cabinet BIRDS Conseil et Coach certifié HEC, Nelly Dubout exerce depuis 5 ans dans son cabinet composé d’une dizaine d’experts. Elle accompagne des organisations et comités de direction dans la transformation de leurs entreprises, qu’il s’agisse de transformations humaines, managériales ou digitales.

 

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