Le métier d’assistant(e) : Pour qui ? Comment ?

OdileDe formation assistante de direction, Odile Bouvinet s’est rapidement orientée vers un poste d’Office Manager en charge d’équipe qu’elle a occupé dans différentes entreprises pendant 20 ans. Cette solide expérience métier, l’a amenée à élaborer et animer des formations pour les assistantes puis pour les managers. Elle anime chez EFE les formations  « Devenir Assistant-e« , « Devenir Office Manager » , « Les clés du métier d’Office Manager » et « Construire des tableaux de bord pertinents » .

Vous animez une formation de 4 jours dédiée aux assistantes et assistantes en devenir. Quels sont les profils types des personnes qui suivent cette formation ?

Le métier de l’assistanat nécessite de grandes qualités personnelles et d’excellentes compétences mais il est tout à fait possible de l’exercer lorsqu’on fait preuve de bon sens et d’organisation sans pour autant avoir le diplôme requis ; ou encore lorsque le diplôme obtenu ne permet pas d’obtenir le titre officiel d’assistante.

C’est bien souvent dans ces cas que les personnes s’inscrivent à cette formation pour comparer les missions et activités qui leurs sont confiées avec celles attendues dans un tel poste, ensuite pour acquérir de nouvelles compétences opérationnelles et relationnelles afin développer leur valeur ajoutée auprès du manager.

Quelles sont les compétences clés sur lesquelles vous amenez les assistant-es à travailler en termes d’outils, de méthodes et de compétences relationnelles ?

Un-e assistant-e doit être organisé/e, ce qui implique d’appliquer des méthodes et de maîtriser des outils concrets permettant une mise en application immédiate dans le quotidien.

Il/elle doit savoir gérer son temps en priorisant ses tâches pour sortir de l’urgence et maîtriser son poste en toute sérénité.

Il/elle doit être un excellent communiquant en s’adaptant à ces différents interlocuteurs et gérer les situations délicates pour garantir son image et celle de son responsable.

Enfin, un manager et un-e assistant-e c’est avant tout un binôme qui fonctionne, nous travaillons les leviers sur lesquels il est possible d’agir pour poser les conditions d’une collaboration performante gage de la réussite.

Quelles sont les difficultés que les assistant-es rencontrent au quotidien, et en quoi cette formation leur permet d’y répondre ?

La première difficulté, au-delà de répondre aux attentes du manager, est d’anticiper ses besoins, être pro-active. Au quotidien cela nécessite d’avoir une vision globale des missions, objectifs et enjeux de son responsable, ce qui n’est pas aisé dans le monde de l’entreprise où tout change et bouge vite.

L’autre difficulté est la sollicitation constante. Véritable interface au sein du service, l’assistante doit s’organiser et protéger son activité pour rester centrer sur l’essentiel en priorisant ses tâches avec pertinence.

Cette formation en 2 x 2 jours sur 2 mois, leur permet de mettre en œuvre les acquis du premier module et de faire le point à leur retour lors du deuxième module. Ce temps est important et permet de lever les points délicats.

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