Assistantes de direction : assumez la transition numérique

Catherine Berliet est consultante, coach professionnelle et formatrice. Ses domaines d’expertise sont la communication et l’efficacité professionnelle. Elle est également auteur d’ouvrages en développement personnel et management. Intervenante EFE depuis plus de 10 ans, elle anime les formations «  S’affirmer en situation professionnelle », « Mieux gérer son temps pour gagner en efficacité » et « Assertivité et Leadership niveau 2 ».

Que dire du métier d’Assistante de direction avec l’arrivée de la digitalisation des Entreprises et du tout numérique ?

J’ai envie de vous dire que toutes les missions de l’assistante sont impactées par le numérique, qu’ils s’agisse de :

  • communiquer
  • produire des contenus
  • archiver des données
  • partager des documents et des informations
  • rechercher de l’information
  • utiliser des outils collaboratifs

Plus que jamais le métier d’assistante continue de gagner des galons et de s’étoffer avec des missions de plus en plus riches et variées.

Comment voyez-vous ce changement ?

Le temps libéré par les nouvelles technologies va permettre à l’assistante un gain d’efficience. Ainsi, au lieu de ressembler à un pompier qui passe les ¾ de sa journée à aller éteindre des feux successifs, elle sera enfin en mesure de faire porter ses efforts sur des actions à forte valeur ajoutée et ceci avec une diminution de son stress.

Les tâches rébarbatives seront plus facilement automatisées, et l’énergie libérée se portera sur des activités plus valorisantes.

L’assistante, en lieu et place d’être entièrement concentrée sur son activité intra service, sera en mesure de développer sa vision périphérique et de s’intéresser d’avantage aux paramètres environnementaux, je veux parler des actions qu’elle initiera en transverse, de son rayonnement mais aussi de sa capacité à coordonner les différentes activités du service.

L’assistante pourra enrichir sa fiche de poste de compétences supplémentaires qu’elle maitrisera avec l’aide de formations. Par exemple en se familiarisant avec l’usage quotidien des réseaux sociaux, elle pourra se muer en community manager.

Pour communiquer, l’assistante aura à intégrer les règles de la communication digitale. Elle devra se familiariser avec l’emploi des différents outils censés faciliter les flux informationnels, censés également favoriser le travail collaboratif.

Intranet, internet, les blogs et les newsletters numériques sont aujourd’hui plus que jamais des vecteurs incontournables de la communication et de l’information, ils demandent des connaissances pointues sur des règles très spécifiques à réactualiser régulièrement.

Là encore, l’assistante devra prendre conscience de l’incroyable visibilité donnée par la diffusion tous azimuts sur les réseaux sociaux. Il lui faudra intégrer que les contenus qu’elle va produire ne supporteront ni la médiocrité ni une rédaction approximative, et encore moins des textes truffés de fautes d’orthographe.

Quelles sont selon vous les qualités que l’assistante devra développer dans ce nouveau contexte ?

Plus que des qualités, j’ai envie de souligner un état d’esprit particulier, capable de conditionner la mise en mouvement d’un service, d’une équipe :

  • Un état d’esprit résolument agile

Devant de tels changements et face à une telle complexité, l’assistante nouvelle génération déploiera des fonctions adaptatives hors du commun et une polyvalence lui permettant d’évoluer up, down, et transverse.

  • Une pro-activité accrue

La réactivité ne suffit plus, l’assistante devra toujours avoir un coup d’avance pour être en capacité d’alerter et de faciliter le travail de son manager. Cela nécessite une vision, et si elle est absente, l’assistante ne pourra pas prétendre prendre des décisions de façon  pertinente et sereine.

  • Une organisation « just in time »

Tout s’accélère, c’est pourquoi la ressource temps sera plus que jamais un bien précieux à respecter. Savoir différencier l’essentiel de l’accessoire, redonner une valeur à chaque chose,  accorder un temps juste à chacune de nos activités.

  • Une ouverture sur le monde à 360°

Rester en alerte sur ce monde qui vient, s’ouvrir à tous les possibles, échanger avec l’autre et déployer une interaction permanente en se souvenant que le travail en solo est indigent.

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