Assistante de direction : si on parlait de vous ?

Capucine Berliet est consultante, maître-praticien en PNL et formatrice. Elle anime des formations dans le domaine assistant(e)s et secrétaires d’EFE. Elle anime les formations « Assistant(e) : former un binôme performant avec son manager », « les 6 piliers du développement personnel » et « Être assistant(e) de direction ».

1 – La Rédaction Analyses Experts – Quelle est la place de l’Assistante de Direction dans son entreprise ? Son service ?

L’assistante de direction doit prendre une place de plus en plus grande. Pourtant elle est, encore trop souvent, une exécutante. Pourtant quand on regarde les offres d’emploi actuelles, on parle plutôt d’Office Manager. Elle doit faciliter en avance la vie de l’entreprise, apporter des idées. Pour résumer, son rôle principal c’est « faciliter ».

Évidemment, pour pouvoir faire cela, il faut avoir un coté très entreprenant.

À part les entreprises jeunes qui recrutent vraiment des office manager avec une entière confiance, il y a beaucoup de managers qui font beaucoup de retentions d’information et marquent ainsi un réel manque de confiance envers leurs assistantes. On est du coup dans un système de serpent qui se mord la queue : l’assistante de son coté va manquer de confiance en elle :  moins elle aura d’informations, plus elle manquera de confiance en elle et moins elle va prendre d’initiatives.

Par ailleurs, se pose aussi souvent la question du temps managérial. Le manager a peu de temps pour son assistante et va parfois préférer faire seul ou aller trop rapidement et son assistante ne pourra pas l’accompagner. Or, la place de l’assistante est aussi de plus en plus grande justement à cause de ce manque de temps des managers.
Il faut donc parfois « perdre du temps pour en gagner ».

2 – La Rédaction Analyses Experts – Comment une Assistante de Direction peut faire valoir ses compétences, prendre pleinement possession de ses fonctions ?

En utilisant certaines outils pour prendre des initiatives, pour aider à la prise de décision. Pour en revenir à ce que je disais plus haut, si une assistante n’a pas assez d’informations, elle va se demander si elle est apte à prendre des décisions or c’est bien comme cela qu’elle va pouvoir faire valoir ses compétences.

Je conseille toujours de partir « petit » avec des outils et des objectifs simples mais importants : améliorer vie de service, faire un rapport d’étonnement.
Ce dernier outil, au départ plutôt pour les nouveaux entrants, peut être récupéré par les assistantes. Il permet de mettre en place un petit objectif pour démarrer, et un par un, ça va renforcer la confiance de son manager et amorcer une nouvelle communication, un nouvel échange avec ce dernier.

Elle peut aussi utiliser le mind mapping pour faire émerger idées, pour prendre décisions.

L’important est d’être force de propositions, de proposer des améliorations en s’entourant d’outils pertinents.

3 – La Rédaction Analyses Experts – Comment est-ce que l’Assistante de Direction peut mettre en place une synergie positive avec son directeur ?

L’important est d’instaurer des moments de rencontre au rythme du manager mais réguliers. L’important c’est de communiquer ! Toujours commencer par finalité dans son message pour pouvoir être entendue. Ces rencontres doivent avoir un objectif défini.

Au final le manager et l’assistante ont la même finalité « afin de faciliter votre travail j’ai besoin de ». C’est ça qui fait sens et elle sera plus entendue comme cela. Par ailleurs il est primordial de fixer les « règles du jeu » avec son manager pour savoir ce qui est nécessaire à l’un et l’autre et attendu de chacun.

Après chaque directeur est particulier et chaque assistante l’est également. Il y a donc un travail de synchronisation à faire pour pouvoir ensuite adapter son mode de fonctionnement : si c’est quelqun qui fuse, qui a des idées à droite à gauche, un temps trop cadré ne va pas convenir et ce sera plus une discussion. Si manager est au contraire plus carré, plus organisé, alors le point le sera aussi.

Il est extrêmement important d’observer comment fonctionne le manager, quels sont ses moteurs, est-ce qu’il est plutôt analytique…et s’adapter à son mode de fonctionnement.

4 – La Rédaction Analyses Experts – Comment une assistante de direction peut-elle faire valoir sa valeur ajoutée ou mieux la faire valoir en interne ?

La meilleure chose à faire et de se mettre dans une démarche KAIZEN. C’est une démarche de progrès continu. Chaque fin de semaine, faites-vous des auto feedback, un peu à la matière PNL : détecter les points positifs, être comme miss marple et chercher l’information en viser le « factuel ». Il faut creuser et argumenter pour que cela ait du sens et soit « avéré ».

Par exemple si je dis « je suis organisée » : à quelle expérience est-ce que je me réfère ? A quel moment de la semaine mon organisation m’a réellement permis de remplir mes missions ?

De la même façon si je me dis  » je sais faire le lien » : dans quelle situation est-ce que cela m’a frappée précisément ?

Si je pars sur un axe de progression comme « je dois m’améliorer en communication » : c’est trop flou. Ici aussi il faut recontextualiser : qu’est-ce qui me fait dire que je ne suis pas bonne en communication ? Dans quel contexte ? C’est alors plus facile de mettre en place un objectif clair pour pouvoir s’améliorer, à petits pas, et du coup je monte en compétences et gagne en valeur ajoutée, aussi bien personnelle que professionnelle.

Il ne faut pas attendre que les autres vous fassent monter en compétences.
Au contraire, il faut constamment vous demander : Qu’est-ce que je peux faire pour m’améliorer, pour évoluer ? Cela fait partie des critères de l’épanouissement professionnel.
Les autres critères sont :

  • Être soi-même dans son poste
  • Être positionné sur ses moteurs, sur ses valeurs.

Est-ce votre cas ?

5 – La Rédaction Analyses Experts – Un dernier conseil pour les assistantes qui nous lisent ?

Le plus important c’est de passer à l’action, ne surtout pas rester figée, il faut faire bouger son périmètre fonctionnel. N’ayez pas peur d’avancer, peur de rater. Continuez à avancer même à petits pas. Se lancer dans une démarche progressive, en se fixant de petits objectifs, de petits pas. Ainsi, vous alimenterez votre confiance en vous à travers petites actions réussies. Bien sûr, des outils qui vont dans ce sens sont proposés durant toute la formation  « Être assistante de direction » que j’anime chez EFE.

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