Assistant(e) et manager : les secrets d’un bon binôme

Binôme au travailCapucine Berliet est consultante, maître-praticien en PNL et formatrice. Après un M.B.A en Management International et Marketing de Luxe, elle occupe un poste de manager opérationnel dans un groupe américain. Maître-praticien en PNL, elle anime des formations en développement personnel et en efficacité professionnelle et intervient notamment dans le domaine assistant(e)s et secrétaires d’EFE. Elle anime les formations « Assistant(e) : former un binôme performant avec son manager », « les 6 piliers du développement personnel » et « Être assistant(e) de direction ».

1 – La Rédaction Analyses Experts – Comment un(e) assistant(e) et un manager peuvent-ils former un binôme efficace ?

Écouter et communiquer régulièrement sur leurs attentes et difficultés respectives voilà quelles sont les clés d’un binôme efficace. La plupart du temps, les managers reprochent aux assistantes le manque d’initiatives et les assistant(e)s se plaignent de ne pas recevoir suffisamment d’informations sur les dossiers en cours. Là, c’est le serpent qui se mord la queue ! Difficile d’entamer quoique ce soit en ayant peu d’éléments.

2 – La Rédaction Analyses Experts – Quelles sont les bases d’une relation efficace avec son manager ?

Les ingrédients sont les mêmes que pour un couple et c’est un travail de tous les jours ! La confiance, le respect et la communication sont les 3 piliers d’une relation efficace.

3 – La Rédaction Analyses Experts – Comment travailler de concert sans accrochage ?

Dans un premier temps, il est important de délimiter votre périmètre fonctionnel en établissant votre fiche de poste avec votre supérieur. Clarifier avec lui vos grandes missions et les activités qui en découlent. Prioriser avec lui les objectifs plus ou moins importants. Demandez des arbitrages sur vos prises de décisions, jusqu’où pouvez-vous aller ? Dans un deuxième temps élaborez des règles de bon fonctionnement en accordant vos violons sur des points essentiels comme :

– Les outils de travail collaboratif à mettre en place.
– les bonnes pratiques pour gérer la notion de confidentialité et le classement des informations.
– Les directives à suivre en cas d’absence de sa part.
– La fréquence de vos rendez-vous.

4 – La Rédaction Analyses Experts – Comment mettre en place une communication optimale entre un(e) assistant(e) et son manager ?

Bien communiquer c’est se synchroniser sur le mode de fonctionnement de son interlocuteur. C’est encoder son message de telle manière qu’il puisse être décodé correctement par son manager. Il est important de connaître ses habitudes de travail, sa manière de traiter l’information, de comprendre ses motivations, ses priorités et son style de pensée. Par exemple, je ne vais pas utiliser un style de communication métaphorique si mon manager à un style directif.
Je me cale sur lui afin de dynamiser ma communication.

5 – La Rédaction Analyses Experts – Comment réagir en cas de difficultés au sein du binôme ?

Faire l’autruche, ignorer les difficultés et attendre que ça passe sont de mauvaises décisions car vous prenez le risque de vous démotiver.
Crever l’abcès rapidement mais surtout trouver le bon moment et la bonne manière pour le faire. La méthode DESC est un outil de communication qui permet de résoudre des conflits de manière assertive et qui consiste à :

– Décrire et analyser le problème de manière objective en évitant tout jugement de valeur,
– Donner du poids à votre message en exprimant votre émotion,
– Apporter une solution,
– Citer les conséquences positives de la mise en place de cette solution.

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