Word, Excel et Powerpoint les outils clefs d’un(e) assistant(e) !

serge durmanConsultant et formateur en efficacité professionnelle, Serge DURMAN accompagne depuis plus de dix ans les utilisateurs afin de les aider à mieux travailler avec leurs outils bureautiques. Il cherche à transmettre son expertise pour gagner en rapidité et réaliser des présentations de qualité afin mettre en valeur les données de façon impactante. Il anime chez EFE les formations  « Maîtriser les bases d’ Office 2007/2010 » et « Présenter ses données de façon claire et efficace »

De plus en plus de postes requièrent une maîtrise des outils de bureautique et principalement du pack Microsoft Office qui s’est imposé comme un standard depuis les années 2000.

En maîtriser les bases, c’est déjà en savoir utiliser les principales fonctionnalités sans pour autant atteindre un niveau expert, mais du moins un degré intermédiaire, nécessaire à la réalisation de travaux de qualité. Il existe pour chacun des logiciels du pack Office des solutions simples ou des astuces permettant de gagner en efficacité tant professionnelle que temporelle. Intégrer ces processus dans le cadre de son métier donne à l’utilisateur une meilleure image vis-à-vis de son équipe et de sa hiérarchie, en étant considéré comme un véritable professionnel dans son métier. La qualité des travaux produit renforce également la notoriété d’un service ou d’une entreprise.

Le premier principe est d’utiliser le bon logiciel dans son contexte.  Word sert à rédiger des courriers, des contrats ou des rapports mais également des journaux d’entreprise. Sa fonction principale est de travailler sur le texte et la mise en page tout en enrichissant ses documents par des tableaux, des illustrations ou des graphiques. Avec une bonne gestion des styles, les documents seront beaucoup plus homogènes et lisibles.

Excel est un tableur. Comme son nom l’indique, son objectif est de créer et d’éditer des tableaux. Il peut être utilisé pour générer des calendriers, des tableaux de bord, des échéanciers, des plans comptables, des factures ou des bons de commandes. Ses fonctions de calculs sont utiles pour mettre à jour des résultats, les faire varier en modifiant des paramètres. Tout est basé sur le concept de cellule. Des applications spécifiques peuvent servir à mettre en valeur des données. Les nouveaux formats de fichiers Excel font entrer ce logiciel dans une gestion encore plus poussée des bases de données.

Enfin, PowerPoint est un logiciel de présentation. Aucune conférence ou réunion n’échappe au recours d’un diaporama PowerPoint pour illustrer le propos. Là encore, de nombreuses approximations dans la mise en pratique du logiciel rendent ces présentations brouillonnes, lourdes ou ennuyeuses. Pourtant, on demande de plus en plus aux utilisateurs, notamment aux assistantes, de préparer une présentation PowerPoint efficace et attractive qui sera diffusée devant un public de professionnels ou de décisionnaires.

Comprendre l’utilité et la fonction de chaque logiciel est le préalable à tout travail de réalisation de document, de feuille de calcul ou de présentation. Trop souvent, la confusion quant aux fonctionnalités respectives de ces applications, conduit à des réalisations non abouties.

En maîtriser les bases, c’est donc avant tout d’utiliser le bon outil pour le bon travail. Ensuite, comme dans tout apprentissage, il y a le geste et l’expérience. De mauvaises habitudes peuvent ralentir la finalisation ou s’avérer désastreuses en matière d’optimisation.

Lors qu’avec le tableur on veut obtenir un résultat précis, un montage empirique de formules peut s’avérer correct mais peu fiable voire difficilement transposable. Le recours à la formule idoine réduit le risque d’erreur. Bricoler une mise en page avec le traitement de texte peut se révéler long à mettre en œuvre et imprécis quant à la finalité, alors qu’utiliser une application simple et dédié sera payante en termes de temps et de résultat.  Que dire des présentations hétérogènes en styles comme en couleurs frisant à l’amateurisme et mettant l’animateur dans une posture inconfortable.

L’utilisation de trucs et d’astuces est une des solutions pour rendre des travaux de haute qualité et surtout de pouvoir reproduire à l’envi une exécution optimisée et originale. L’échange d’expertise et la formation sont les meilleurs atouts pour acquérir un réel professionnalisme.

Laisser un commentaire