Quels outils pour vous aider ?

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drevilleBrigitte DREVILLE, consultante, formatrice et coach, accompagne les salariés d’entreprise depuis 15 ans pour le développement durable de leurs capacités d’efficacité au travail. Elle intervient à l’aide d’outils pratico-pratiques ayant pour objectif de simplifier au quotidien le travail des assistant(e)s. Elle anime chez EFE la formation « Les 7 outils de l’assistant(e) efficace » et le cycle certifiant « Assistant(e) de direction ».

1 – La Rédaction Analyses Experts : Quelles sont les qualités indispensables pour exercer le métier d’assistant(e) ?

Pour exercer le métier d’assistant(e) aujourd’hui, il est important d’avoir une bonne connaissance de son entreprise et de sa culture. Outre les connaissances techniques d’organisation/gestion du temps, de bureautique, de gestion de l’information et de communication écrite, il est important de développer une communication orale relationnelle et d’acquérir des compétences en assistanat d’équipe. par ailleurs, les changements organisationnels et structurels des entreprises actuelles font que l’assistant(e) doit répondre à de multiples fonctions qui lui demandent également de la souplesse, de la réactivité et de le curiosité !

2 – La Rédaction Analyses Experts :Quelles sont les missions principales d’un(e) assistant(e) ?

L’assistant(e) est la(le) facilitateur du travail de son manager et de son équipe au quotidien.

Il est important d’être la(le) garant de la qualité des « produits finis » par une action de veille de l’information et de contrôle ; ainsi qu’une mission de garant de l’application des procédures et règles du jeu ; un rôle d’interface modérateur et le signalement d’anomalies et de dysfonctionnements permettront aux managers de prendre des décisions réactives et plus justes.

3 – La Rédaction Analyses Experts : Sur quels outils l’assistant(e) peut s’appuyer au quotidien ?

Les outils bureautique préconisés par son entreprise, chacune ayant des logiciels différents selon leurs activités. L’informatique fait partie du quotidien de tous aujourd’hui et l’assistant(e) joue un rôle de lien et de référence en la matière.
Il est également important que l’assistant(e) réfléchisse à ce qui lui est nécessaire pour réaliser ses différentes missions, aux outils qu’elle(il) aimerait mettre en place pour asseoir son efficacité. Bien évidemment, il existe des outils à ne pas louper, dont je parle dans la question suivante.

4 – La Rédaction Analyses Experts : Quels outils conseillez-vous pour optimiser son organisation ?

Les outils indispensables pour une organisation sereine restent le gestionnaire de tâches, l’agenda, le plan de journée ou hebdomadaire, le suivi des actions et le rétroplanning pour ne citer que les plus courants. Tous ces outils concourent au même objectif : gagner en efficacité en soulageant son esprit de l’ensemble de ses impératifs. L’assistant(e) doit au maximum s’aider en prévoyant une sorte de « mémoire externe » qui lui fera gagner un temps considérable en lui permettant d’avoir, en un coup d’œil, le rappel de ses missions, ses dead-lines, ses rendez-vous et sa projection à court ou moyen terme.

5 –La Rédaction Analyses Experts : Quel est le 1er outil que vous conseillez à un(e) assistant(e) d’utiliser ?

Le plan hebdomadaire, reste l’outil essentiel d’une gestion du temps au plus juste. Il permet de planifier toutes les demandes sans stress, elles seront positionnées au bon endroit pour la satisfaction de tous. L’assistant(e) devra évaluer le temps imparti pour chaque activité, se laisser la bonne marge de sécurité pour laisser la place aux imprévus, et négocier les délais parfois en adoptant un comportement assertif.

Un positionnement affirmé et clair dans la communication permettra une compréhension et une réalisation des tâches en toute sérénité.

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