Écrits professionnels : les réussir à tous les coups !

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pascaline roiFormatrice en efficacité professionnelle et rédactrice pour des sites Internet d’emploi, Pascaline Roi accompagne les salariés dans la rédaction de leurs écrits professionnels. Elle anime chez EFE les formations « Prendre des notes et rédiger des comptes rendus », « Écrire sans faute avec la certification Voltaire », « Rédiger vite et bien » et « Améliorer ses écrits professionnels ».

1 – La rédaction Analyse Experts : En quoi la communication écrite est-elle importante en entreprise  ?

Généralement, on est amené à beaucoup écrire en entreprise ! Des mails d’abord, très chronophages. Ajoutez à cela les comptes rendus de réunion, des rapports de toute sorte (d’activité, de projet, d’étude, etc.) et certains courriers papier, la rédaction – qu’elle soit brève ou longue – peut représenter une part de travail importante dans un emploi.

Par ailleurs, contrairement aux propos oraux, les écrits restent… Une mauvaise expression ou même de simples fautes d’orthographe peuvent gâcher un message. Il faut donc prendre le temps de les soigner !

2 – La rédaction Analyse Experts: Améliorer ses écrits professionnelles favorise t-il une meilleure communication?

Bien sûr, améliorer ses écrits permet une meilleure communication, dans le sens où le message gagnera en clarté, en fluidité. Il aura donc plus de chances d’atteindre son objectif !

Les règles d’or :

  • des phrases assez courtes mais variées
  • un déroulé efficace et logique
  • un ton adapté à son ou à ses interlocuteur(s)

Certaines techniques peuvent également être utilisées à l’écrit pour améliorer la communication, comme l’analyse transactionnelle.

3 – La rédaction Analyse Experts: Améliorer ses  écrits aide t-il à donner une meilleure image de soi ?

Certaines personnes, notamment les jeunes générations semblent moins attachées que les anciennes à l’orthographe, par exemple. Pourtant, il faut savoir qu’à la vue de certaines fautes, de nombreux recruteurs mettent un CV directement à la poubelle ! Ce, même pour des postes techniques qui a priori, requièrent peu de compétences rédactionnelles.

En effet, à travers un écrit, c’est bien son image qui est en jeu. Une rédaction limpide et sans faute traduit un esprit synthétique, clair et sérieux. Enfin, tout dépend des « émotions » que l’émetteur souhaite faire passer ! Le tout étant de conserver son objectif en tête.

4 – La rédaction Analyse Experts: Quelles sont les méthodes pour rédiger au mieux ses écrits professionnels ?
Qu’il s’agisse de développer un sujet ou de le synthétiser, il existe quelques clés pour améliorer sa rédaction.

Tout d’abord, se poser les bonnes questions :

  • à qui est-ce que je m’adresse ?
  • Qu’est-ce que je veux dire ?
  • Quels sont les mots clés que je veux faire apparaître ?

Bâtir son message, avec un plan pour les écrits les plus compliqués, s’avère également utile. Pour ce faire, il existe le mind mapping. En résumé, il s’agit de retranscrire sa pensée sous forme de schéma. Ce procédé a pour vertu de globaliser ses idées et de les organiser. Commencer par le message essentiel et l’information la plus récente permet d’aller droit au but. Le reste réside dans le choix des mots en utilisant le terme le plus approprié, et dans le style…

5 – La rédaction Analyse Experts: De quelles manières peut on donner envie de lire  ?
Aujourd’hui, certaines personnes reçoivent plus de 50 mails par jour au bureau ! Dans ce contexte d’hypercommunication/d’hyperconnexion, il est certain que rédiger un message efficace peut faire la différence. Donner un titre accrocheur à l’objet du mail, par exemple, est un moyen de donner envie d’être lu.

Si le contenu a son importance, il ne faut pas négliger la présentation. Aérer ses écrits, par des paragraphes séparés, mettre des mots en gras, facilitent la lisibilité.

En somme, soigner la forme et le fond…

 

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