Astuces : comment faire de word, Excel et Power point ses meilleurs alliés

serge durmanConsultant et formateur en efficacité professionnelle, Serge DURMAN accompagne depuis plus de dix ans les utilisateurs afin de les aider à mieux travailler avec leurs outils bureautiques. Il cherche à transmettre son expertise pour gagner en rapidité et réaliser des présentations de qualité afin mettre en valeur les données de façon impactante. Il anime chez EFE la formation « Présenter ses données de façon claire et impactante » puis en 2016 « Maîtriser les bases d’ Office 2007/2010 »

1 – La rédaction Analyse Experts : Pourquoi est-il important pour un(e) assistant(e) de gagner en maîtrise d’Office ?

Sans une maîtrise de l’outil, on ne peut gagner en efficacité professionnelle. Être efficace ne se traduit pas seulement en terme de rentabilité mais de confort face à des logiciels de plus en plus riches en fonctionnalités mais aussi plus complexes. Comprendre l’outil permet de l’utiliser au mieux de ses possibilités ainsi que de la manière la plus adaptée à ses propres besoins. Connaître chacun des logiciels du Pack Office et savoir l’utiliser au mieux selon ce à quoi il est destiné est un premier pas. J’ai parfois constaté une mauvaise utilisation d’un logiciel comme le tableur Excel par certaines personnes pour réaliser des courriers par exemple. La mise en page d’une lettre ne se fait pas avec un tableur. Mieux vaut apprendre à bien travailler avec un traitement de texte type Word.

2 – La rédaction Analyse Experts : Quelles sont les astuces pour faire de Word, Excel et Power Point les meilleurs alliés ?

Vous voulez sûrement dire qu’il existe des astuces dans ces outils pour gagner en temps de travail. Bien connaître ces logiciels et leurs spécificités est déjà nécessaire. Par ailleurs, l’éditeur a mis en place des commandes que peu à ma connaissance savent reconnaître et s’ils le font ne personnalisent pas. L’onglet « Fichier » déconcerte également de nombreux utilisateurs en occultant le plan de travail. Il est pourtant pourvu de nombreux utilitaires permettant de raccourcir les délais d’action comme l’accès aux derniers fichiers et les fixer s’ils doivent être travaillés régulièrement ; la même fonction existe pour les dossiers. Enfin, il est souvent plus rapide d’utiliser des raccourcis clavier que des icônes, même si ces dernières sont plus visuelles.

3 – La rédaction Analyse Experts : Si vous ne deviez citer qu’une astuce pour Word, Excel et Powerpoint quelles seraient-elles ?

Le mode d’affichage mode mise en page dans Excel est une réelle avancée, il permet de voir avant impression comment un tableau dans une feuille de calcul sera ventilé lors de la mise en page en visualisant l’espace feuille. Le volet de navigation dans Word 2010 propose un outil de recherche sémantique plus pertinent que le « Rechercher » avec le bouton suivant et la gestion des styles est plus pratique. Dans PowerPoint, l’ajout de « Section » rend le séquençage des présentations beaucoup plus facile. Pour tous ces logiciels l’onglet contextuel, remplaçant les anciennes barres d’outils, est une petite révolution.

4 – La rédaction Analyse Experts : Peut-on réellement gagner en maîtrise de ces logiciels en 3 jours ?

En effet, 3 jours seront suffisants pour gagner en efficacité. Car il sera d’abord possible d’explorer les fonctions communes à ces logiciels comme la personnalisation de la barre d’outils accès rapide ou les menus de l’onglet « Fichier », la capture d’écran (version 2010) ou les graphiques « SmartArt ».

5 – La rédaction Analyse Experts :

Le premier conseil est de bien apprivoiser l’outil et se l’approprier selon ses propres attentes et sa capacité d’adaptation ou son expertise.
Le second est de considérer le logiciel comme un outil de travail au service de l’utilisateur. Il faut savoir en exploiter les fonctionnalités et laisser le logiciel travailler à sa place, non l’inverse. Les anglo-saxons qualifient ces nouveaux packs « User Friendly » soit faciles d’utilisation, conviviaux, intuitifs ou ludiques.
Le troisième et dernier conseil serait évidemment le détachement. Travailler sur un ordinateur est devenu aujourd’hui indispensable. Autant adopter une posture sereine face à la technologie et garder le sourire au travail.

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