Philippe Argouges est consultant, formateur en communication écrite et orale et bureautique.
Ingénieur informaticien, il a exercé des responsabilités managériales dans le domaine de la formation pendant 20 ans dans différentes grandes sociétés informatiques internationales. Il anime pour EFE les formations « Améliorer son efficacité avec Outlook », « Assistant(e) : optimiser l’utilisation d’Outlook » et « Rédiger des e-mails efficaces ».
1 – La Rédaction Analyses Experts – Pourquoi est-il important de se former à la maîtrise d’Outlook ?
Tout professionnel passe probablement plus de temps sur Outlook que sur n’importe quel autre outil informatique. Et c’est certainement encore plus le cas pour un(e) assistant(e), car en plus de gérer sa propre messagerie, il / elle doit bien souvent gérer celle de son patron. De plus, l’assistant(e) est bien souvent l’utilisateur(trice) référent de ce type d’outil. C’est à lui / elle que l’on demande de gérer les calendriers, en particulier les calendriers communs, d’envoyer des documents à toute une équipe ou de créer les réunions et de gérer les invitations.
Or, pour autant, la plupart des professionnels connaissent mal cet outil. Bien sûr, ils savent envoyer des messages et en recevoir, mais ils ignorent tout de certaines de ses fonctionnalités, pourtant très intéressantes.
2 – La Rédaction Analyses Experts -Que peut-on attendre comme bénéfices d’une telle formation ?
Un gain de temps, d’abord, par exemple pour retrouver plus vite tel échange de messages que l’on a eu avec un interlocuteur donné. Un gain en efficacité ensuite, par exemple en étant certain de bien gérer ses priorités. Un gain en confort d’utilisation pour finir, en organisant sa messagerie et son interface de la manière la plus adaptée à son usage.
3 -La Rédaction Analyses Experts – Quelles sont les principales fonctions qui font gagner du temps sur cette messagerie ?
Impossible de tout citer ici, mais voici juste un bouton magique : si vous allez dans l’onglet Affichage (en Outlook 2010 et au-delà), vous verrez une case à cocher « Afficher en tant que conversation ». Pour retrouver tous les messages échangés sur un sujet donné, il suffit de valider cette case à cocher. Les messages du répertoire courant, celui dans lequel vous vous trouvez, seront regroupés par conversation.
Le plus de cette fonction, c’est qu’elle vous permet même de visualiser les messages que vous avez déplacés, ceux situés ailleurs dans votre arborescence de fichiers. Pour revenir à l’affichage dont vous avez l’habitude, il suffit d’invalider cette case à cocher. Il existe beaucoup d’autres exemples de fonctionnalités simples et méconnues, tant sur la messagerie que sur le calendrier ou les tâches.
4 – La Rédaction Analyses Experts – Quels trucs et astuces conseillez-vous pour gagner en efficacité avec Outlook ?
Le truc de base, c’est avant tout une bonne organisation pour garder le moins de message possible dans sa boite de réception. Rien de plus stressant que d’avoir des centaines de messages, sans être certain de les avoir traités. Pour éviter cela, l’idée est donc de ranger ses messages le plus tôt possible. Et Outlook nous fournit tous les outils nécessaires pour marquer les messages à traiter ou retrouver rapidement un message donné.
5 – La Rédaction Analyses Experts – Quelle est votre fonctionnalité préférée sur Outlook ? Pourquoi ? Quel impact dans son quotidien professionnel ?
Ma fonctionnalité préférée, ce sont les actions rapides. Il s’agit de boutons personnalisables permettant de réaliser en un seul clic une ou plusieurs actions consécutives. J’ai deux ou trois répertoires dans lesquels je range les messages concernant mes projets du moment ou mes principaux clients. J’ai créé une action rapide simple pour déplacer les messages sélectionnés dans ces répertoires en un seul clic. Ça n’a l’air de rien, mais sur une journée de travail, le temps gagné est énorme.
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