Vos données : Comment les rendre plus lisibles ?

Consultant et formateur en efficacité professionnelle, Serge DURMAN accompagne depuis plus de dix ans les utilisateurs afin de les aider à mieux travailler avec leurs outils bureautiques. Il cherche à transmettre son expertise pour gagner en rapidité et réaliser des présentations de qualité afin mettre en valeur les données de façon impactante. Il anime chez EFE la formation «Présenter ses données de façon claire et impactante».

Ne vous est-il jamais arrivé de trouver un diaporama PowerPoint ennuyeux, un document Word indigeste ou un tableau Excel trop confus ?

Ce n’est pas l’outil qui fait l’homme mais l’homme qui comprend comment bien utiliser l’outil.

La connaissance comme la maîtrise des logiciels de bureautique du Pack Microsoft Office que sont Excel, Word ou Powerpoint ne suffit pas toujours à se donner les moyens nécessaires pour améliorer la présentation de ses documents. On oublie trop souvent que derrière l’outil, il y a un métier.

En vous permettant de gagner en lisibilité sur vos présentations tout en leur conférant un aspect attractif, l’acquisition de nouvelles pratiques augmentera votre confiance en vous et votre crédibilité.

Le document reflète ce que nous sommes. La mise en valeur des données grâce à un nouvel apprentissage des fonctionnalités et des capacités des logiciels suffira à une meilleure utilisation, mais il faudra par ailleurs acquérir des astuces du métier, soit par la transmission des savoirs, soit par les retours d’expérience.

Nous devons garder à l’esprit que c’est par l’empathie que passe une bonne compréhension de l’information que nous émettons par nos réalisations. L’important est d’être à l’aise avec les outils et de communiquer au mieux ses informations avec différents groupes, auditeurs ou lecteurs.

POWERPOINT

Ainsi, dans un diaporama PowerPoint, il est important de :

• mettre en relief l’information en créant un scénario et un style adapté à chaque situation
• privilégier le visuel plus que le textuel par des jeux de mise en forme.
• Utiliser à bon escient les animations et enrichir vos présentations d’éléments venant des autres applications du pack office

EXCEL

Excel dispose de nombreuses fonctionnalités pour rendre plus attractives les données dans les cellules avec des graphiques de qualité et des Sparklines. Les mises forme conditionnelles permettent d’avoir des tableaux plus faciles à interpréter.

WORD

Le travail avec le traitement texte Word gagnera en efficacité et les réalisations en homogénéité, la forme primant le fond. En travaillant sur les fractures visuelles et la bonne utilisation des illustrations.

Ainsi, on évitera l’accumulation des techniques, les surcharges ou les artifices en croyant rendre plus lisible et impactant un document afin de mieux exploiter ses données, mais on choisira la voie de la cohérence dans le rendu final avec un fil conducteur visuel et/ou textuel.

Il est important de faire des choix déterminants sur les dessins, les couleurs, les typographies (ou polices de caractères), les images, les tableaux et les outils graphiques (SmartArt) propres à améliorer une esquisse déjà claire et précise dans son objectif premier : informer et convaincre.

Les logiciels ont la faculté de collaborer, il sera donc tout aussi intéressant d’utiliser des passerelles entre eux afin de renforcer l’impact d’une présentation.

Enfin, il est nécessaire d’apprendre à préparer sa présentation orale tout en s’appuyant sur les outils à sa disposition. En alliant votre savoir-être avec un nouveau savoir-faire, vous pourrez beaucoup mieux faire-savoir avec une reconnaissance de votre professionnalisme.