Assistant-e d’une Direction Administrative et Financière : Les enjeux de votre métier

khalfatSofia Khalfat est Directrice Administrative et Financière à temps partagé. Elle a plus de 25 ans d’expérience au sein de PME et de filiales de groupes internationaux en Direction Financière, Contrôle de gestion et Comptabilité. Elle anime chez EFE les formations « Assistant-e direction administrative et financière », « Lire et interpréter les états financiers » et « Summer days – Finance ».

1 – La rédaction Analyses Expert – Quelles sont les spécificités de ce métier ?

Au delà des missions liées à l’assistanat, telles que le suivi de l’agenda de son responsable, le courrier, l’organisation de réunion…, l’assistant(e) peut être amené à réaliser des tâches aussi bien d’ordre juridique ou social que comptable ou fiscal, selon la taille de l’entreprise qui l’emploie. Il-elle réalise des comptes rendus, des synthèses, des tableaux de bord, des lectures de bilans ou de comptes de résultats,… Il-elle possède donc des connaissances en droit, ainsi qu’en comptabilité, finance et gestion.

Il/elle assiste le Directeur Administratif et Financier dans ses missions, à savoir  l’organisation générale de l’entreprise, tant au niveau de la gestion et de la coordination des différents services que de la gestion financière.

2 – La rédaction Analyses Expert – Quelles sont les principales motivations des participants qui ont suivi cette formation ?

 La direction financière est aujourd’hui une fonction dynamique, proactive, impliquée dans les choix stratégiques de l’entreprise et bien loin de l’image comptable classique du passé. Dans cet environnement en constante évolution, les assistants(e) d’une Direction Administrative et Financière veulent pouvoir mieux répondre aux attentes de leur direction en développant leurs compétences et leurs connaissances des différents documents financiers. Ils – elles cherchent également à mieux comprendre le métier de leur responsable, à interpréter les enjeux auxquels il doit faire face pour interagir d’une manière la plus appropriée.

Une des participantes, travaillant pour une société française qui a des filiales à l’international, me disait que son directeur avait un agenda de « Ministre », tout le temps en déplacement, en réunion importante ou par moment ne communiquant que très peu car les informations étaient pour le moment confidentielles et la situation incertaine. Elle avait donc besoin de mieux comprendre le travail de son directeur, l’importance du calendrier du service avec les échéances à respecter et le langage financier des dossiers qu’elle était amenée à préparer.

3 – La rédaction Analyses Expert –  Que peut apporter concrètement la formation pour des futurs assistants(e) ou ceux déjà en poste?

La formation est un moment d’échange entre participants sur les exigences de leur métier en fonction de l’environnement économique de l’entreprise, l’occasion de monter en compétences et d’accroître tant leur savoir-faire que leur savoir-être

Durant la formation, nous aborderons les différentes obligations de l’entreprise, nous étudierons le contenu des principaux documents financiers ainsi que les outils de gestion et de pilotage de la direction financière afin de comprendre le contenu aussi bien d’une liasse fiscale, d’un reporting, d’un budget que d’un business plan.

La formation a aussi permis de synthétiser les qualités d’assistant(e) de DAF lors des échanges entre les participants(e) tel que : capacités d’anticipation, d’autonomie, de gestion de son temps en priorisant ses tâches, de polyvalence, de discrétion tout en sachant communiquer et s’adapter à ces différents interlocuteurs et à la gestion de situations délicates.

Pour conclure, parole d’une des participantes :

« nous formons un binôme performant avec mon directeur, il sait qu’il peut compter sur moi, que le travail sera fait dans les délais, j’organise et anticipe la préparation des dossiers pour lui permettre d’être concentré sur son métier ».

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